Governo do Distrito Federal
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Metodologia

 

O Escritório de Projetos Especiais adota como referencial para o gerenciamento de projetos as boas práticas sugeridas pela instituição internacional Project Manageament Institute (PMI), principalmente as consolidadas no guia Project Management Body of Knowledge (PMBOK). Segue a imagem da metodologia do EPE utilizando o ciclo de vida de um projeto.

 

 

 

Ativos de Processos Organizacionais: Qualquer um ou todos os ativos relacionados a processos, de quaisquer ou todas as organizações envolvidas no projeto que são ou podem ser usados para influenciar o sucesso do projeto. Esses ativos de processos incluem planos formais ou informais, políticas, procedimentos e diretrizes. Os ativos do processo também incluem as bases de conhecimento das organizações, como lições aprendidas e informações históricas.

 

Fatores Ambientais: Qualquer um ou todos os fatores ambientais externos e fatores ambientais organizacionais internos que cercam, ou influenciam, o sucesso do projeto. Esses fatores são de qualquer uma ou de todas as empresas envolvidas no projeto e incluem: cultura e estrutura organizacional, infraestrutura, recursos existentes, banco de dados comerciais, condições de mercado e software de gerenciamento de projetos.

 

Opinião Especializada: Opinião fornecida com base em especialização em uma área de aplicação, área de conhecimento, disciplina, setor, conforme adequado para a atividade que está sendo realizada. Essa especialização pode ser oferecida por qualquer grupo ou pessoa com formação, conhecimento, habilidade, experiência ou treinamento e está disponível a partir de diversas fontes, inclusive por outras unidades dentro da organização executora, além de consultores, partes interessadas, clientes, associações profissionais e técnicas, e setores.

 

Project Model Canvas: Metodologia de planejamento colaborativo de projetos que propicia forte engajamento das partes interessadas no projeto desde a concepção, sem o preenchimento de inúmeros documentos e sem burocracia. Ela é ideal para ambientes que querem aprimorar sua capacidade de planejamento, mas que se caracterizam por inovação, alta dinâmica dos negócios, muitos projetos em paralelo e nos quais soluções rígidas e engessadas não se aplicam. O Project Model Canvas concentra-se no essencial, a alma do projeto, e permite que os interessados participem da concepção do plano.

 

Declaração de Trabalho: Descrição dos produtos ou serviços que serão fornecidos pelo projeto. Para projetos internos, o iniciador ou o patrocinador do projeto fornece a declaração do trabalho com base nas necessidades de negócios, requisitos do serviço ou produto. Para projetos externos, a declaração do trabalho pode ser recebida do cliente como parte de um documento de licitação, por exemplo, uma solicitação de proposta, uma solicitação de informações, uma solicitação de preços ou como parte de um contrato. Esta declaração indica necessidade de negócios, descrição do escopo do projeto¹.
¹ Escopo do projeto – trabalho que precisa ser realizado para entregar um produto, serviço ou resultado com as características e funções especificadas.

 

Gestão DF: O Gestão-DF é um sistema integrado de monitoramento e gestão do Distrito Federal que reúne indicadores, os acordos de resultados, calendário de entregas estratégicas, detalhamento dos projetos estratégicos, orçamento e o Portal da estratégia, que é um canal de comunicação. Com base nos dados cadastrados, o sistema gera relatórios da situação das ações previstas, nos quais é possível destacar pontos a serem tratados em reuniões específicas. Os dados são alimentados pelos órgãos, por meio dos Assessores de Gestão da Estratégia, que constituem a Rede de Gestão para Resultados do Distrito Federal. O governador e os gestores dos órgãos também têm acesso à ferramenta e podem acompanhar o andamento de cada projeto.

 

Termo de Abertura do Projeto (TAP): Documento publicado pelo iniciador ou patrocinador do projeto que autoriza formalmente a existência de um projeto e concede ao gerente de projetos a autoridade para aplicar os recursos organizacionais nas atividades do projeto.

 

Freemind: Programa de Software para a criação de mapa mental. Utilizado para a decomposição das entregas do projeto e consequente elaboração da Estrutura Analítica do Projeto.

 

MSProject: Software de gestão de projetos produzido pela Microsoft.

 

Estrutura Analítica do Projeto (EAP): Decomposição hierárquica orientada à entrega do trabalho a ser executado pela equipe do projeto para atingir os objetivos propostos e criar as entregas necessárias. Ela organiza e define o escopo total do projeto. Cada nível descendente representa uma definição cada vez mais detalhada do trabalho do projeto. A EAP é decomposta em pacotes de trabalho². A orientação da hierarquia para a entrega inclui entregas internas e externas.

² Pacote de trabalho – entrega ou componente do trabalho do projeto no nível mais baixo de cada ramo da EAP. O pacote de trabalho inclui as atividades do cronograma e os marcos do cronograma necessários para terminar a entrega do pacote de trabalho ou o componente do trabalho do projeto.

 

Cronograma do Projeto: As datas planejadas para realizar as atividades do cronograma e para atingir os marcos do cronograma.

 

Linha de Base: A linha de base é como uma fotografia retirada no momento da aprovação do que foi planejado, similar a um congelamento da situação. Ela normalmente é retirada no término do planejamento após a aprovação do patrocinador do projeto e dos responsáveis envolvidos. Sempre que houver uma nova repactuação dos prazos que deve ser novamente aprovada pelo patrocinador e pelos envolvidos, deve ser gerada uma nova linha de base que será divulgada para toda a equipe do projeto.

 

Lições aprendidas: Aprendizagem obtida no processo de realização do projeto. As lições aprendidas podem ser identificadas a qualquer momento. Também consideradas um registro do projeto, que será incluído na base de conhecimento de lições aprendidas. Futuramente tornam-se ativos organizacionais.

 

Entrada: Qualquer item, interno ou externo ao projeto, que é exigido por um processo antes que esse processo continue. Pode ser uma saída de um processo predecessor.

 

Saída: Um produto, resultado ou serviço gerado por um processo. Pode ser um dado necessário para um processo sucessor.

 

Ciclo de vida de um Projeto: conjunto de fases do projeto (Exemplo: Iniciação, Planejamento, Execução, Monitoramento e Controle, Encerramento), geralmente em ordem sequencial, cujos nomes e quantidades são determinadas pelas necessidades de controle da organização ou organizações envolvidas no projeto. Um ciclo de vida pode ser documentado com uma metodologia.